Erweitertes Führungszeugnis im Verein: Wer es braucht, wie es beantragt wird, was der Verein dokumentiert
Der Ratgeber zeigt, welche Trainer und Betreuer ein erweitertes Führungszeugnis benötigen und wie die kostenlose Beantragung im Ehrenamt abläuft. Vereine erfahren, welche Angaben sie dokumentieren dürfen, wann Daten zu löschen sind und welche Wiedervorlage die dsj empfiehlt.
Dienstagabend, 17 Uhr: Auf dem Platz startet das E-Jugend-Training, während der Vorstand noch über einer heiklen Frage sitzt. Muss jeder Trainer ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen? Was gilt für Eltern im Fahrdienst? Und darf der Verein das Dokument kopieren?
Gerade der letzte Punkt führt schnell zu Datenschutzfehlern. Ein erweitertes Führungszeugnis für Trainer im Verein gehört zu einem klar geregelten Schutzverfahren. Pauschale Anforderungen an sämtliche Helfer sind jedoch ebenso wenig sinnvoll wie eine Prüfung nur bei hauptverantwortlichen Trainern.
Hinweis: Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die konkrete Tätigkeit, bestehende Vereinbarungen mit dem Jugendamt und die Vorgaben der zuständigen Stellen.
Was ist das erweiterte Führungszeugnis – und was unterscheidet es vom normalen?
Das erweiterte Führungszeugnis kann bestimmte einschlägige Verurteilungen ausweisen, die in einem normalen Führungszeugnis nicht enthalten wären. Das betrifft auch Fälle mit vergleichsweise geringen Strafen. Für Vereine ist genau diese Erweiterung relevant, wenn Menschen regelmäßig mit Kindern und Jugendlichen arbeiten.
Die Rechtsgrundlage bildet § 30a Bundeszentralregistergesetz, kurz BZRG. Danach wird ein erweitertes Führungszeugnis für Personen erteilt, die beruflich, ehrenamtlich oder in vergleichbarer Weise Minderjährige:
- beaufsichtigen,
- betreuen,
- erziehen,
- ausbilden
- oder in vergleichbarer Form Kontakt zu ihnen haben.
Ein Trainer kann das erweiterte Führungszeugnis nicht allein mit dem Hinweis beantragen, in einem Sportverein tätig zu sein. Er benötigt eine schriftliche Aufforderung des Vereins. Darin bestätigt der Verein, dass die Voraussetzungen für die Ausstellung vorliegen.
Wichtig: Das Dokument ist eine Präventionsmaßnahme, aber kein allgemeines Eignungszeugnis. Ein Führungszeugnis ohne Eintrag sagt nichts darüber aus, wie aufmerksam, respektvoll oder pädagogisch geeignet eine Person arbeitet.
Wer im Verein ein erweitertes Führungszeugnis braucht
Nicht jede Person, die einmal beim Sommerfest Getränke ausgibt, hat denselben Kontakt zu Minderjährigen wie ein Trainer, der zweimal pro Woche eine F-Jugend betreut und mit ihr ins Trainingslager fährt. Deshalb verlangt § 72a SGB VIII bei Ehrenamtlichen eine Betrachtung nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts.
Träger der freien Jugendhilfe sollen im Rahmen entsprechender Vereinbarungen mit dem Jugendamt sicherstellen, dass keine einschlägig vorbestrafte Person Minderjährige betreut. Für euren Verein bedeutet das: Legt ein nachvollziehbares Prüfschema fest, statt nur nach Funktionsbezeichnungen zu entscheiden.
Art des Kontakts
Fragt zuerst, welche Situationen entstehen:
- Beaufsichtigt die Person Kinder eigenständig?
- Gibt es Einzelkontakte ohne weitere Erwachsene?
- Begleitet sie Fahrten oder Übernachtungen?
- Hilft sie nur punktuell in einer offenen Gruppe?
Ein Trainer mit eigener Mannschaft fällt regelmäßig anders ins Gewicht als ein Elternteil, das einmal Bälle einsammelt.
Intensität und Dauer
Auch Häufigkeit und Zeitraum zählen. Zwei Trainingseinheiten pro Woche über eine komplette Saison bedeuten einen intensiveren Kontakt als ein einzelner Fahrdienst zu einem Auswärtsspiel. Besonders sensibel sind Situationen bei Turnierfahrten, in Umkleiden oder bei Übernachtungen.
Typische Personengruppen für die Prüfung sind:
- Trainer und Co-Trainer im Kinder- und Jugendbereich,
- Betreuer bei Training, Spielbetrieb und Turnieren,
- Personen mit regelmäßigen Fahrdiensten,
- Begleitpersonen bei Freizeiten und Übernachtungen,
- weitere Helfer mit regelmäßigem oder besonders intensivem Kontakt.
Was ist mit einem 15-jährigen Junior-Coach? Auch jugendliche Co-Trainer ab 14 Jahren sollten in das Prüfschema einbezogen werden. Ihr Alter allein ersetzt die Bewertung von Art, Intensität und Dauer nicht. Wer Junior-Coaches aufbaut und systematisch einsetzt, sollte ihre Aufgaben, Zuständigkeiten und Begleitung eindeutig regeln.
Diese Bewertung passt in die Aufgabenplanung der Jugendleitung im Verein. Dort kann der Verein festhalten, wer die Prüfung organisiert und wer Wiedervorlagen überwacht.
Beantragung Schritt für Schritt – kostenlos fürs Ehrenamt
Für ehrenamtliche Trainer ist die Beantragung meist unkompliziert, wenn der Verein die Unterlagen sauber vorbereitet.
1. Verein stellt die schriftliche Aufforderung aus
Der Trainer erhält eine Bestätigung, dass er eine Tätigkeit mit Minderjährigen ausübt oder übernehmen soll und dafür ein erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG benötigt.
Für die Gebührenbefreiung muss aus der Bestätigung hervorgehen, dass das Dokument für eine ehrenamtliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Einrichtung benötigt wird.
2. Trainer stellt den Antrag
Mit der Vereinsbestätigung kann der Antrag über das Bürgeramt oder über den vorgesehenen Online-Antrag gestellt werden. Du solltest die schriftliche Aufforderung bereithalten und dich vor dem Antrag über die aktuell verlangten Unterlagen des jeweiligen Antragswegs informieren.
3. Gebührenbefreiung nachweisen
Die reguläre Gebühr beträgt laut Merkblatt des Bundesamts für Justiz mit Stand Juli 2025 13 Euro. Sie entfällt gesetzlich, wenn das Führungszeugnis für eine ehrenamtliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Einrichtung benötigt wird. Dafür ist die Bestätigung des Vereins erforderlich.
Für hauptamtlich oder gegen Vergütung Tätige fällt die Gebühr an. Der Verein sollte daher in seiner Aufforderung korrekt zwischen ehrenamtlicher Tätigkeit und vergüteter Beschäftigung unterscheiden.
4. Original zur Einsicht vorlegen
Nach Erhalt legst du das Original der vom Verein bestimmten, autorisierten Person vor. Diese prüft nur die erforderlichen Angaben und gibt dir das Dokument anschließend zurück.
Kurz gesagt: Anfordern, beantragen, einsehen, zurückgeben.
Einsichtnahme und Dokumentation: Was der Verein speichern darf
Hier passieren die häufigsten Fehler. Das erweiterte Führungszeugnis gehört der vorlegenden Person. Der Verein darf keine Kopie anfertigen und sollte das Original auch nicht in einer Personalakte ablegen.
Nach § 72a Absatz 5 SGB VIII darf der Verein nur folgende Informationen speichern:
- den Umstand der Einsichtnahme,
- das Datum des Führungszeugnisses,
- die Information, ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt.
Ein schlanker Dokumentationsbogen reicht. Er kann beispielsweise den Namen der geprüften Person, das Datum der Einsichtnahme, das Ausstellungsdatum des Dokuments und das vorgeschriebene Prüfergebnis enthalten. Weitere Inhalte des Führungszeugnisses gehören nicht in die Vereinsunterlagen.
Beschränkt den Zugriff auf wenige benannte Personen. Der Jugendtrainer einer anderen Mannschaft, der Mannschafts-Chat oder ein frei zugänglicher Vereinsordner sind keine geeigneten Ablageorte. Wie ihr solche sensiblen Verfahren in eure Organisation einbettet, zeigt der Ratgeber Datenschutz im Verein: DSGVO für Jugendarbeit.
Diese Löschfristen gelten
Nimmt eine Person die geplante Tätigkeit nicht auf, müssen die gespeicherten Daten unverzüglich gelöscht werden. Beginnt sie ihre Tätigkeit, sind die Daten spätestens sechs Monate nach deren Ende zu löschen.
Der Verein braucht deshalb neben einer Wiedervorlage auch einen Prozess für ausgeschiedene Trainer. Sonst bleiben alte Prüfdaten jahrelang in Tabellen oder Aktenordnern stehen.
Wiedervorlage, Fristen und Umgang mit Absagen
Die Deutsche Sportjugend empfiehlt, das erweiterte Führungszeugnis in einem Abstand von maximal fünf Jahren erneut vorlegen zu lassen. Bei der Einsichtnahme sollte es nach dieser Empfehlung nicht älter als drei Monate sein.
Beides sind Empfehlungen der dsj und keine gesetzlichen Fristen. Euer Verein sollte den gewählten Rhythmus schriftlich festlegen und für vergleichbare Tätigkeiten einheitlich anwenden.
Praktisch funktioniert eine vertrauliche Wiedervorlageliste besser als spontane Erinnerungen. Erfasst nur die zulässigen Daten und plant eine rechtzeitige Erinnerung vor dem nächsten Prüftermin ein.
Was passiert, wenn jemand das Führungszeugnis nicht vorlegt? Dann sollte die Person bis zur Klärung nicht in einer Tätigkeit eingesetzt werden, für die euer Prüfschema oder eine Vereinbarung mit dem Jugendamt die Einsichtnahme vorsieht. Kommuniziert das frühzeitig und sachlich. Es geht nicht um einen Verdacht, sondern um eine einheitliche Schutzregel für alle Personen mit vergleichbaren Aufgaben.
Ein häufiger Anfängerfehler ist, die Anforderung erst nach dem ersten Pflichtspieleinsatz anzusprechen. Besser: Das Verfahren gehört bereits in die Aufnahme neuer Trainer und Betreuer.
Österreich und Schweiz: Was dort gilt
Vereine in Österreich und der Schweiz nutzen andere Dokumente. Die deutsche Bezeichnung und die deutschen Rechtsgrundlagen lassen sich daher nicht übertragen.
Österreich
In Österreich heißt das entsprechende Dokument Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge. Für den Antrag ist eine Bestätigung des Vereins nach § 10 Absatz 1b Strafregistergesetz 1968 erforderlich.
Schweiz
In der Schweiz heißt das Dokument Sonderprivatauszug. Er wird beim Bundesamt für Justiz beantragt und ist für Tätigkeiten mit regelmäßigem Kontakt zu Minderjährigen vorgesehen. Auch hier braucht die antragstellende Person eine schriftliche Bestätigung der Organisation.
Ob und in welcher Höhe Gebühren anfallen, erfahrt ihr bei den zuständigen Stellen in Österreich und der Schweiz.
Führungszeugnis allein reicht nicht: Teil eines Schutzkonzepts
Ein leeres Führungszeugnis verhindert weder unangemessenes Verhalten noch Grenzverletzungen im Trainingsalltag. Vereine brauchen klare Regeln für Situationen, die auf jedem deutschen, österreichischen oder Schweizer Sportplatz vorkommen: Wer darf ein Kind allein nach Hause fahren? Wie wird in der Kabine gehandelt? An wen können sich Kinder und Eltern wenden?
Ein wirksames Schutzkonzept verbindet mehrere Maßnahmen:
- einen verständlichen Verhaltenskodex,
- eine benannte und erreichbare Ansprechperson,
- klare Regeln für Einzelkontakte, Fahrten und Übernachtungen,
- geregelte Beschwerde- und Meldewege,
- ein dokumentiertes Prüfschema für Führungszeugnisse,
- Schulung und Begleitung der Trainer.
Eine konkrete Umsetzungshilfe findest du in der Anleitung zum Kinderschutzkonzept im Verein.
Fazit: So führt ihr das Verfahren sauber ein
Unterm Strich braucht der Verein keinen riesigen Verwaltungsapparat. Er braucht einen nachvollziehbaren Ablauf.
Bestimmt zuerst, welche Tätigkeiten nach Art, Intensität und Dauer eine Einsichtnahme erfordern. Erstellt anschließend ein einheitliches Aufforderungsschreiben, benennt eine kleine Zahl autorisierter Prüfer und nutzt einen datensparsamen Dokumentationsbogen. Keine Kopien. Das Original geht sofort zurück.
Plant gleichzeitig die Löschung und die erneute Vorlage ein. Als Orientierung kann die dsj-Empfehlung dienen: Das Dokument sollte bei Einsicht höchstens drei Monate alt sein und spätestens nach fünf Jahren erneut vorgelegt werden. Verbindet das Verfahren mit Verhaltensregeln, einer Ansprechperson und klaren Meldewegen. So wird aus einer einzelnen Bescheinigung ein belastbarer Baustein eures Kinderschutzes.
Häufig gestellte Fragen
Weiterlesen
Kinderschutzkonzept im Verein erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Fördergelder für Jugendfußball beantragen
Verhaltenskodex für Trainer im Kinderfußball: Regeln für Nähe und Distanz (mit Vorlage)
Torwarttraining für Kinder: Wann es sinnvoll wird, wie es altersgerecht aussieht und was Trainer und Eltern beachten sollten (U8–U13)
Spielerpass beantragen: Schritt-für-Schritt (DACH)
Mädchen im Verein halten: Wie Trainer und Jugendleitung den Drop-out ab 12 verhindern
Kinderschutz & VielfaltKinderschutzkonzept im Verein erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ein Kinderschutzkonzept macht deinen Verein handlungsfähig: mit klaren Regeln, Ansprechpersonen, Prävention und festen Meldewegen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du ein praxistaugliches Schutzkonzept im Sportverein aufbaust und im Alltag verankerst.
Finanzen, Recht & VersicherungFördergelder für Jugendfußball beantragen
Fördergelder helfen Jugendfußball-Vereinen bei Material, Projekten, Qualifizierung und Infrastruktur. Hier bekommst du einen einsteigerfreundlichen Schritt-für-Schritt-Plan, passende Förderquellen und typische Fehler, die du vermeiden solltest.
Verhaltenskodex für Trainer im Kinderfußball: Regeln für Nähe und Distanz (mit Vorlage)
Der Verhaltenskodex schafft klare Grenzen für Umkleiden, Fahrten, Körperkontakt, Messenger und Geschenke. Die unterschreibbare Vorlage lässt sich direkt an den eigenen Fußballverein anpassen und als Teil des Schutzkonzepts einführen.
TorwarttrainingTorwarttraining für Kinder: Wann es sinnvoll wird, wie es altersgerecht aussieht und was Trainer und Eltern beachten sollten (U8–U13)
Bis einschließlich E-Jugend sollten Kinder die Torwartposition kennenlernen, aber nicht fest darauf spezialisiert werden. Ab der D-Jugend kann ein regelmäßiges technisch-taktisches Torwarttraining beginnen, während Feldspielerfahrungen weiterhin dazugehören.
Spielbetrieb & FormalitätenSpielerpass beantragen: Schritt-für-Schritt (DACH)
Der Spielerpass ist im Kinder- und Jugendfußball oft die Voraussetzung für Pflichtspiele. Hier bekommst Du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für DACH – mit Checkliste, Tipps und typischen Fehlern.
Mädchen im Verein halten: Wie Trainer und Jugendleitung den Drop-out ab 12 verhindern
Viele Spielerinnen steigen ab der Pubertät leise aus, obwohl passende Teammodelle und kleine organisatorische Änderungen helfen könnten. Der Artikel zeigt, wie Trainer und Jugendleitungen mit 7er-Teams, Spielgemeinschaften, fairer Kommunikation und sicheren Rahmenbedingungen gegensteuern.